Photobucket

Jumat, 02 Desember 2011

Mushola Nurul Iman





Ganbar mushola rampung 50 %

ARSIP DAN NILAI GUNANYA

Oleh : Mian
        Asal saja petugas arsip dan pemakai jasa arsip dapat memahami arti, fungsi dan nilai guna arsip, barangkali tidak akan dijumpai arsip yang semrawut pada kantor-kantor pemerintah seperti yang dijumpai Bapak Menteri Kehakiman Ismail Saleh dalam sidaknya (Inspeksi mendadak) di beberapa kantor di Jajaran Departemen Kehakiman baru-baru ini.
         Kejadian itu bagi yang bersangkutan seperti mendapatkan penghargaan yang sebesar-besarnya karena biasanya ruangan arsip di kantor-kantor pemerintah tidak pernah didatangi atasan, akan tetapi kali ini didatangi seorang Menteri. Kejadian yang langka seperti ini mungkin belum pernah terjadi, seolah-olah pertanda mimpi baik bagi petugas kearsipan.
       Banyak orang mengatakan arsip itu penting, akan tetapi sampai sejauh mana dapat memahami bahwa arsip itu benar-benar penting, inilah yang perlu dipertanyakan. Terserah bagaimana orang menafsirkan arti dan pentingnya arsip, tetapi yang jelas arsip berfungsi:
  1. sebagai sumber data dan informasi organisasi
  2. sebagai bahan bukti yang otentik
  3. sebagai bahan dasar perencanaan dan membuat keputusan dalam pelaksanaan pembangunan
  4. untuk mendudukan sejarah perjuangan bangsa dengan tepat dan benar
  5. untuk mendasari kegiatan ilmiah lainnya
        Kekacauan arsip di kantor-kantor pemerintah sebagaimana yang kita lihat saat ini, nampaknya belum mendapat perhatian yang serius. Hal ini jelas kita lihat menumpuknya arsip di unit-unit kerja. Ruangan yang dirancang dalam arsitektur modern dan dibangun dengan biaya yang cukup mahal, dalam waktu sekejap telah berubah wajah menjadi gudang arsip yang menyesakkan nafas dan pandangan.
     Anehnya, bila arsip telah menjadi penghalang keleluasaan gerak, orang tidak segan-segan pula memusnahkan arsip tersebut baik dengan membakar atau cara lainnya tanpa memperhatikan nilai gunanya, padahal semua orang mengetahui bahwa keselamatan arsip baik fisik maupun isinya dilindungi oleh undang-undang.
      Beberapa undang-undang dan peraturan di negara kita memberi perlindungan arsip yang cukup baik secara fisik maupun isi, hilang, bocor dan pemilikan secara tidak sah. Beberapa ketentuan tentang itu dapat kita lihat antara lain:
  1. hukuman kurungan setinggi-tingginya 2 bulan bagi para pejabat/pegawai yang sudah berhenti bekerja tanpa izin memiliki, menyimpan arsip/surat-surat dinas yang bukan haknya (Pasal 554 KUHP);
  2. hukuman penjara setinggi-tingginya 5 tahun 6 bulan bagi barang siapa yang menggelapkan atau menghilangkan arsip, surat-surat atau daftar untuk pembuktian (Pasal 417 KUHP);
  3. hukuman selama-lamanya 10 tahun penjara, bagi barang siapa yang dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip negara dalam rangka kegiatan pemerintahan (Pasal 11 ayat 1 Undang-undang nomor 7 tahun 1971);
  4. hukuman seumur hidup atau selama-lamanya 20 tahun penjara, bagi barang siapa yang menyimpan arsip dengan senganja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu, sedangkan ia diwajibkan merahasiakannya (Pasal 11 ayat 2 Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971).
Nilai Guna Arsip
        Nilai informasi yang terkandung dalam arsip tidak selalu permanen, tetapi nilai itu akan terus menurun dan pada saat tertentu bisa hilang, apabila tidak diperlukan lagi oleh organisasi penerima atau penciptanya. Arsip dalam periode dinamis ini mengandung nilai primer. Dalam nilai primer arsip ini mengandung pula beberapa nilai sesuai dengan kegunaannya, antara lain nilai administrasi, nilai hukum, nilai keuangan dan ilmiah.
         Walaupun nilai arsip dalam periode ini akan mencapai titik akhir kegunaan, namun tidaklah berarti tidak berguna lagi. Nilai arsip itu akan berubah fungsi dan peranannya, tidak lagi untuk kepentingan pelaksanaan tugas sehari-hari organisasi penciptanya, tetapi berguna untuk kepentingan pihak lain, misalnya kepentingan sejarah dan penelitian.
Arsip dalam periode ini mengandung nilai informatif (sekunder) dan bersifat statis.
       Untuk menilai arsip bukanlah sesuatu pekerjaan yang mudah, karena untuk itu diperlukan kemampuan penalaran dan keahlian untuk menyerap dan menangkap berbagai kegunaan arsip dan fungsinya dalam berbagai kepentingan kegunaannya baik di waktu sekarang maupun yang akan datang.
        Penilaian arsip tersebut sangat bergantung kepada:
  1. kemampuan pengertian dan pemahaman terhadap cara dan bagaimana kegiatan instansi itu terekam dalam arsip-arsipnya.
  2. Pengertian dan kesadaran akan fungsi dan kegunaan arsip sebagai bahan informasi, bukti dan pertanggungjawaban Nasional.
  3. Kemampuan penalaran terhadap kegunaan arsip di masa sekarang (masa aktifnya) atau masa yang akan datang.
        Penilaian arsip tidak dapat dilakukan secara mekanis karena tidak ada alat ukur yang pasti untuk itu, syarat mutlak yang diperlukan adalah kemampuan penalaran.
      Petugas arsip harus mampu menilai sejauhmana arsip itu diperlukan untuk kepentingan kerja dan sejauhmana arsip itu diperlukan untuk masa yang akan datang. Arsip tentang sesuatu masalah yang dianggap kecil saat ini, mungkin akan menjadi sumber informasi yang sangat berharga berpuluh-puluh atas beratus-ratus tahun yang akan datang, dan sebaliknya, arsip tentang sesuatu masalah yang dianggap besar saat ini, bisa tidak berarti apa-apa untuk masa yang akan datang. Demikian pula petugas arsip harus mampu menilai ketertutupan pada arsip, karena bocornya sesuatu informasi dapat menggagalkan berbagai macam kepentingan dan kegiatan.
     Mengenai kebenaran adanya anggapan bahwa pengelola arsip cukup ditangani tenaga yang berpendidikan rendah dan keengganan orang-orang bekerja di bidang kearsipan, jawabnya kami serahkan kepada pembaca.
(Berita Arsip Nasional RI, Nomor 16, Desember 1984 – TK)